Job Title: Global Marketing Administrator / Office Administrator - French & Italian Speaker

Grade: Local

Reporting to: Senior Manager Europe & North America


Job Purpose:  The Irish Government food promotion and export development agency, Bord Bia (Irish Food

Board), is recruiting a Marketing Administrator to support the growth in global export sales of Irish food and drink companies. This role will partner with and support a number of Bord Bia offices, primarily Paris and Milan, with some support provided to our network of global business development offices.


This role will assist & enable the global teams to deliver on their key objectives by organising and coordinating administration and corporate services duties, office procedures, budgets, internal reporting and certain events. The role will focus on developing and maintaining high levels of organisational effectiveness and value-for-money procurement.


Key Organisational Relationships: Corporate Services, Accounts, Procurement, the Global office Managers & Employees, Director of Markets, Senior Manager Europe & North America         


Key External Relationships: Global Suppliers, Irish client companies invoiced locally for services in these offices, local tax and social welfare authorities where relevant, local buyers, media and event service providers, Irish Embassies and other Irish semi-state agencies local offices in global locations.


Key Accountabilities


Main Duties


• Support Global office managers with office budgeting, reporting and forecasting, with particular focus on the French and Italian offices; including inputting invoices paid locally by these offices into our invoicing systems, for payment and liaising with suppliers and vendors to ensure bills are paid correctly, efficiently and on time. 

• Record all office contracts centrally, manage renewal dates and re-tendering process; and ensure price negotiations with local vendors, service providers and office landlords to meet Bord Bia public procurement guidelines.

• Support Global office managers with internal reporting procedures including coordinating and editing contributions from a number of offices for senior management and board reports.

• Booking meeting rooms, meals, transport & accommodation for major global trade fairs, events, team meetings or training modules.

• Liaise with Dublin based Finance and Corporate Services teams on behalf of the Global offices you support.

• Support the team on event organisation, including annual trade receptions and Marketplace, and other ad-hoc buyer, client or media itineraries in Ireland or in our global locations.

• Assist in the onboarding process for new hires and graduates to ensure procurement procedures are embedded and adhered to across all supported offices.

• Liaise with the local tax authorities and banks to ensure necessary company tax returns are made and that the activity on the local bank accounts is tracked and monitored in France and Italy.

• Manage office facilities and equipment in collaboration with head office Corporate Services and IT teams


PERSON SPECIFICATION


Qualifications:

- Degree level qualification in business administration or marketing, ideally including modules like accounting, office administration, event management and languages (English, French and Italian)


Experience:

- At least 5 years office administration experience, ideally for an international organisation

- Experience & a proven track record in budget management and budget reconciliation

- Experience using purchase order systems an advantage

- Public procurement experience an advantage

- Some knowledge of the French and Italian tax/administration an advantage


Required Skills:

- Fluent written and spoken French, Italian and English

- Budget management and office administration

- An expert at Excel and experience with other accounting software

- Project management experience including planning, measuring and reviewing KPIs

- Experience supporting teams in multiple locations an advantage

- Event management experience an advantage


Personal Attributes:

- Solution focused team player

- Thrives in a multitasking & multicultural environment

- “Attention to detail” expert

- Excellent project management skills


Description du poste


Intitulé du poste :        Gestionnaire de marketing global


Grade :          Local


Rattachement hiérarchique : Directeur·trice principal·e Europe et Amérique du Nord


Fonctions professionnelles :  Bord Bia, le bureau de promotion et de développement des exports agroalimentaires irlandais, recrute un gestionnaire de marketing pour accompagner la croissance des ventes globales à l’export des entreprises agroalimentaires irlandaises. Le gestionnaire de marketing travaille en équipe avec différents bureaux de Bord Bia. Il ou elle soutient principalement les bureaux de Paris et Milan, mais il ou elle assiste aussi notre réseau de bureaux internationaux de développement commercial.


Ce poste consiste à accompagner les équipes internationales à réaliser leurs principaux objectifs par l’organisation et la coordination : des tâches d’administration et de services aux entreprises, des procédures administratives, des budgets, de la communication en interne et de certains événements. Le gestionnaire de marketing concentre ses efforts sur l’efficacité organisationnelle à haut niveau et sur un bon rapport qualité prix en matière d’approvisionnement.


Principales relations au sein de l’organisation : Services aux entreprises, comptes, achat, directeur·rices et employés des bureaux internationaux, responsables de marchés, directeur·rice principal·e Europe et Amérique du Nord         


Principales relations externes : fournisseurs internationaux, entreprises clientes irlandaises facturées au niveau local dans ces bureaux, autorités fiscales et services sociaux locaux, acheteurs locaux, prestataires de services médiatiques et événementiels, ambassades et autres organismes semi-publics irlandais au niveau local.

 

Principales fonctions



Principales responsabilités

 

•      Assister les directeur·rices des différents bureaux en matière de budgétisation, de préparation de rapports et de prévisions. Aider particulièrement les bureaux de France et d’Italie pour notamment se charger de l’intégration des factures payées localement par ces bureaux dans notre système de facturation, s’occuper du paiement et du dialogue avec les fournisseurs et prestataires de services afin de veiller à ce que les factures soient payées correctement, judicieusement et dans les temps. 

•      Centraliser le recensement des contrats de bureaux, gérer les dates de renouvellement et la procédure d’appel d’offres et veiller à la négociation des prix avec les fournisseurs, prestataires de services et propriétaires de bureaux locaux afin de respecter les directives en matière d’approvisionnement.

•      Assister les directeur·rices des différents bureaux en matière de procédures de communication en interne telles que la coordination et la mise en forme des contributions émanant de plusieurs cadres de direction et des rapports du conseil d’administration.

•      Réserver les salles de réunions, les repas, les transports et l’hébergement pour les principaux salons, événements, réunions d’équipe ou formations.

•      Assurer la liaison avec les équipes des services aux entreprises et de finance de Dublin au nom de tous les bureaux internationaux que vous accompagnez.

•      Soutenir l’équipe dans l’organisation des événements, dont les réceptions annuelles, Marketplace et les autres programmes spécialisés acheteurs, clients ou médias en Irlande et dans nos autres sites internationaux.

•      Participer à l’accueil des nouveaux employés et des étudiants afin de veiller à l’adhésion et à l’intégration des procédures d’approvisionnement par tous ou toutes dans l’ensemble des bureaux concernés.

•      Assurer la liaison avec les autorités fiscales et les banques locales afin de s’assurer que les déclarations fiscales requises sont effectuées et que les comptes bancaires sont suivis et surveillés en France et en Italie.

•      Gérer les installations et les équipements de bureau en collaboration avec le bureau central des services aux entreprises et des équipes TI.


PROFIL DU OU DE LA CANDIDAT.E


Qualifications :

-      Diplôme niveau bac+3 en gestion des entreprises ou en marketing, idéalement avec une formation en comptabilité, en gestion administrative, en gestion événementielle et en langues (anglais, français et italien)


Expérience :

-      5 ans minimum d’expérience en gestion administrative, idéalement au sein d’une organisation internationale

-      Expérience confirmée en gestion et rapprochement budgétaires

-      Expérience d’un système de bons de commande constitue un avantage

-      Expérience des marchés publics constitue un avantage

-      Des connaissances en fiscalité/administratif français et italiens constituent un avantage


Compétences requises :

-      Français, italien et anglais écrits et parlés couramment

-      Gestion budgétaire et administrative

-      Maîtrise d’Excel et expérience d’autres logiciels de comptabilité

-      Expérience en gestion de projets notamment la programmation, la mesure et la révision des KPI

-      Expérience en soutien d’équipes basées sur différents sites constitue un avantage

-      Expérience en gestion événementielle constitue un avantage


Qualités personnelles

-      Esprit d’équipe soucieux de trouver des solutions

-      S’épanouit dans une fonction multitâche et un contexte multiculturel

-      Souci du détail

-      Solides compétences en gestion de projet


 




 

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